Оцифровка архива в местном отделе ЗАГС

– Перевод записей актов гражданского состояния с бумажного носителя в электронный вид ведется во всех ЗАГСах с августа прошлого года. Перед нами поставлена задача – сделать свой исторический фонд максимально доступным. Понятно, что на протяжении почти целого века была накоплена большая информация, в отделе хранятся документы с 1935 года. Эти книги, конечно, сохранились неплохо, есть записи, которые заполнены латинскими буквами на татарском языке, пожелтевшие от времени и плохо читаемые. Но цель тотальной оцифровки не столько в восстановлении исторических документов, сколько в том, что, введя их непосредственно в Единый государственный реестр, мы обеспечиваем к ним онлайн-доступ. Это, по крайней мере, будет очень удобно любому обратившемуся в загс независимо от места нахождения. С введением электронного реестра актов не потребуется, как раньше, направлять письма в отделы из других регионов для получения повторных свидетельств или справок.

Количество записей, подлежащих ретроконверсии по Янаульскому району, более 220 тысяч. Чтобы уложиться в установленный срок, Госкомитетом РБ по делам юстиции был утвержден график, из которого следует, что за текущий год нам необходимо успеть оцифровать около 120 тысяч документов. Поэтому в число показателей эффективности деятельности органов ЗАГС отныне также включено количество записей в форме электронного документа, информация из которых ранее не переводилась в цифровой формат. Вначале записи набираются в программном модуле «Ретроконверсия», затем после тщательной проверки они передаются в базу рабочей программы «Находка-ЗАГС», информация из которой со временем сконвертируется в Единый государственный реестр ЗАГС. Для полной оцифровки также установлен срок: работу мы должны завершить до конца 2020 года.

Это рутинный труд, требующий усердия и внимательности. Поэтому помимо основного штата сотрудников в отдел до окончания перевода книг в цифровой формат были приняты три оператора.

См. также: ЗАГС: переход в «онлайн-режим»